Zarządzanie projektem to nie lada wyzwanie. Kierownik projektu musi być uważny na każdym etapie związanym z realizacją planów. Ale jego obowiązki nie kończą się wraz z dniem zakończenia projektu. Po sfinalizowaniu wszystkich założeń trzeba jeszcze ocenić ich skuteczność. Na czym dokładnie polega zarządzanie projektem?
Zarządzenie projektem – cel i plan
Zacznijmy od podstawy, jaką jest określenie celu. Bez ustalenia konkretnych celów, jakie mają być osiągnięte w przyszłości, ciężko będzie zaplanować skuteczną strategię. Dlatego ważne jest, aby już na starcie dokładnie zdefiniować, co firma chce uzyskać.
Kolejnym krokiem każdego kierownika projektu jest skonstruowanie planu działania. Powinien on zawierać w sobie kolejność (harmonogram) działań, potrzebne narzędzia i inne ważne elementy niezbędne do rozpoczęcia i zakończenia projektu. Ważne jest również branie pod uwagę wszelkich czynników mogących zagrozić powodzeniu podjętych akcji. Ich eliminacja już na etapie planowania będzie miała pozytywny wpływ na sprawne wykonywanie zadań.
Koszta
Nie można także pominąć kwestii kosztów. Określenie budżetu, jaki można przeznaczyć na dany projekt, jest bardzo ważne w planowaniu strategii. Wiedza o zasobach finansowych ułatwia dopracowanie listy potrzebnych specjalistów i innych zasobów, niezbędnych do osiągnięcia założonych celów. Sponsorzy projektu powinni mieć stały i czynny wgląd w podejmowanie decyzji związanych z opłatami.
Zarządzanie projektem – istota komunikacji i nadzoru
Kiedy kierownik projektu ma już zaplanowaną dokładnie strategię działania, może przystąpić do jej realizacji. Każdy pracownik powinien poznać zakres swoich obowiązków. Bardzo ważna jest również komunikacja między poszczególnymi zespołami odpowiedzialnymi za określone zadania. Pozwala ona na weryfikację punktów planu zakończonych sukcesem i tych, w których wystąpiły komplikacje lub błędy.
Kierownik musi kontrolować, czy projekt wykonywany jest zgodnie z harmonogramem, ponieważ wiele działań jest od siebie zależnych. Nieprawidłowe wykonanie jednego z nich może skutkować opóźnieniem kolejnych akcji. Stały nadzór umożliwi płynne przechodzenie od jednego zadania do następnego.
Ocena końcowa projektu
Projekt uznany za zakończony, musi koniecznie podlegać ocenie. Dzięki temu osoby zaangażowane w jego realizację upewnią się, że wszystkie założone cele zostały osiągnięte. Poza tym analiza efektu końcowego daje cenne informacje na przyszłość. Firma, która wie, co było jej silną stroną, a co piętą Achillesa, podczas doprowadzania działań do skutku, lepiej zaplanuje swoje kolejne projekty. Stały rozwój wiedzy i umiejętności jest niezbędny do prowadzenia swojej działalności do przodu.
Zarządzanie projektem, to proces, który przynosi firmom wiele korzyści, dzięki którym mogą sprawnie osiągać założone cele. Zatrudnienie odpowiedniej osoby nadzorującej wszystkie prace, często okazuje się kluczem do sukcesu i minimalizuje szanse na popełnienie błędu.